Успешное участие в выставке

Выставки — это один из наиболее эффективных инструментов, который позволяет решать маркетинговые и PR-задачи. Участие в выставке позволяет одновременно достичь ряд целей: презентация продукта, стимулирование продаж, привлечение потенциальных клиентов, увеличение лояльности к компании. Только выставка дает возможность ежедневно совершать от 20 встреч с клиентами и партнерами. Участвовать в экспозиции нужно, если необходимо объявить о выходе нового продукта, найти партнеров для расширения производства, открыть дилерскую сеть, расширить сбыт или клиентскую базу. Организация выставок компании — это трудоемкий процесс, который должен начинаться, желательно, за 3–4 месяца до события. От качества организации выставки на 70% зависит ее эффективность.

Строительство стендов для выставок

Один из важных пунктов в процессе подготовки к выставке — это выбор подрядчика. Прежде всего, необходимо ознакомиться с портфолио застройщика, прочитать отзывы о его работе, уточнить вилку цен на строительство стендов, затем пригласить подрядчика принять участие в тендере.

Строительство стендов — сложная и трудоемкая задача. Сейчас застройщики научились создавать выставочные стенды самых различных стилей и направлений. Стенды для выставок рекламные агентства строят исходя из реальных потребностей заказчика, сочетая его пожелания с функциональностью, его месторасположением, его концепцией, стилистической направленностью и ценой. Профессиональная застройка крупных выставочных стендов включает в себя создание оригинального дизайна и уникального проекта, подбор прочных и качественных материалов, широкоформатную печать. При разработке дизайна стенда необходимо учесть все нюансы, продумать каждую мелочь, исходя не столько из собственного представления о прекрасном, сколько из целесообразности и вкусов посетителей, которые составляют вашу целевую аудиторию. Застройщики учитывают высоту потолков, проходы, соседствующие стенды, размер площади на выставке. Стенд на выставке должен быть логично и четко структурирован, а его дизайн — выдержан в едином корпоративном стиле. Логотип компании, фирменные цвета и шрифты, информационные материалы, внешний вид персонала — из всего из этого складываться общее впечатление о стенде организации.

Стенды для выставок делятся на стандартные стационарные конструкции, эксклюзивные и мобильные стенды. Как правило, типовые стенды мало интересны гостям выставки и не способствуют продвижению продукта и бренда организации. Стенд должен быть не просто ярким, выделяющимся из общей массы, но и отражать концепцию экспонента. Чтобы стенд был заметен, застройщики размещают объект, который способен привлечь внимание. Это может быть какое-то постановочное шоу, интересный объект или уникальный продукт. Большую роль в строительстве стендов сейчас играет интерактивность. Современные технологии (виртуальный интерьер, 3D графика и т. д.) позволяют сделать оформление стенда максимально динамичным.

3д макет выставочного стенда «Атомсвет»

Художественная мастерская
компании Привет-Медиа

Выставочный стенд «Валлекс М»

Для строительства застройщики выставочных стендов чаще всего используют профиль и комплектующие производства OCTANORM, который позволяет застраивать стенды любой этажности и сложности. Эксклюзивные выставочные стенды зачастую строятся из современных материалов, МДФ/ДСП, стекла. Для их декора используют ткани, флористику, стильные осветительные приборы. В зависимости от специфики мероприятия на стендах может быть размещена витрина с продукцией, а также информационные стойки, стеллажи, комната для переговоров, флаги, транспаранты, мониторы с трансляцией роликов, подсобное помещение. Двухэтажные стенды позволяют увеличить эффективность использования выставочной площади. Благодаря своей значительной высоте, такие стенды заметнее в пространстве выставочного зала. Благодаря профессионализму и высококвалифицированным специалистам, современному технологическому оборудованию, застройщик способен создавать уникальные шедевры выставочного строительства. Стоимость изготовления эксклюзивного стенда с учётом всех индивидуальных потребностей заказчика застройщиками оценивается от 15 000/кв.м. В эту стоимость входит создание дизайна и проекта, а также монтаж и демонтаж конструкции.

Кроме строительства стендов для выставок, подрядчики могут предоставлять комплексные услуги по организации участия в мероприятии — подбор и рекомендации по выбору площадки, бронирование и заказ площади, рекламные и PR-услуги, а также полное транспортное и туристическое сопровождение.

Выбор надежного застройщика позволит забыть обо всех проблемах связанных со строительством, организацией выставки в целом. Все технические согласования, сбор необходимой документации, оформление писем на ввоз и вывоз оборудования и все остальные работы полностью берет на себя застройщик.

Выставка: до, во время и после

Организация выставок — это существенные финансовые затраты, поэтому тематика выставки и профиль вашей компании должны совпадать. Необходимо заранее получить информацию о посещаемости выставки, какие ключевые игроки рынка и представители власти присутствуют на ней и т. д. Выставка может быть эффективной только в сочетании с комплексом сопутствующих PR-мероприятий (рекламная кампания в прессе, проведение презентаций, пресс-конференций, круглых столов и т. д.).

Поэтому особую роль в эффективности мероприятия играет грамотная работа до, во время и после выставки. Заранее стоит подумать о приглашении потенциальных партнеров на стенд, например, можно опубликовать новости в СМИ и разослать письма партнерам. Чем оригинальнее будет текст, тем выше будут ваши шансы на успех. В процессе подготовки экспозиции необходимо составить перечень выставляемой продукции, журнал регистрации посетителей, анкету для опроса клиентов, план выставочного стенда.

Подготовьте достаточное количество раздаточных материалов — буклеты, календари, ручки, пакеты. Часто случается, что материалы уже заканчиваются в первый день работы на выставке. Проведите дегустацию, демонстрацию продукции или лотерею, это заинтересует гостей выставки.

Подготовьте раздаточные материалы

Выставочный стенд «Керамика и клинкер»

Расположение стенда по ходу движения посетителей

Экспонаты лучше располагать по ходу движения основного потока посетителей. Во время выставки желательно провести пресс-конференцию с презентацией продукта. Продумайте заранее состав спикеров, время и место проведения.

Немаловажную роль в успешности выставки играет квалифицированный персонал. Не стоит много средств тратить на красивых моделей, которые не в состоянии грамотно представить компанию и ее продукт, рассказать об услугах. Персонал, работающий на выставке, должен быть мотивирован на проведение эффективных переговоров и заключение сделок. Необходимо провести обучение персонала или тренинг по деловому общению с партнерами за месяц до выставки.

Вовремя заказанная площадь будущей экспозиции, выгодное размещение на территории, высокая проходимость потенциальных клиентов — все это важные факторы, влияющие непосредственно на успех участия кампании в выставке.

Анализ эффективности организации выставки

После выставки необходимо направить партнерам, посетившим стенд, благодарственное письмо, коммерческие предложения согласно договоренностям на выставке. Тем, кто не посетил выставку по каким-либо причинам, направляется информация о представленных на мероприятии инновациях и разработках.

Для оценки эффективности организации участия в выставке используют количественные и качественные критерии.

• Количественные показатели: количество клиентов на стенде, а также контактов (учитываются имеющиеся или новые клиенты), договоров о продаже, подписанных во время выставки.
• Качественные показатели оценить сложнее, поскольку сюда входит полученная информация в ходе общения, качество этого общения, интерес клиентов к представленным продуктам и услугам, собранная информация о конкурентах и новые каналы распространения или потенциальные новые деловые партнеры.

Оценить результаты выставки можно с помощью опросов, заполненных анкет, по количеству заключенных договоров на выставке и в течение 6 месяцев после выставки и т. д. На основе такого анализа принимается решение об участии в выставках, устраняются ошибки и корректируется дальнейшая работа компании.

Выставочный стенд Правительства Москвы